I-01 Ideový zámer (Ideovy_zamer)

IDEOVÝ ZÁMER

Vzor manažérsky výstup I-01 

 podľa vyhlášky MIRRI SR č. 401/2023 Z. z. 

verzia 1.2

Identifikácia projektu

1. POPIS PROJEKTU
   1. Stručný popis východiskovej situácie

            Mesto Prievidza spracovalo projekt a podalo žiadosť o NFP v rámci Operačného programu integrovaná infraštruktúra s názvom Manažment údajov mesta Prievidza. Jeho cieľom bolo zavedenie manažovaného, systematického, efektívneho uchovávania údajov získaných v procesoch Mesta Prievidza. Projekt mal pozostávať z troch hlavných aktivít : Čistenie údajov a dosiahnutie požadovanej kvality dát; Realizácia dátovej integrácie na centrálnu platformu, konkrétne CSRÚ a Sprístupnenie údajov na analytické účely a to formou automatizovaného publikovania datasetov vo forme OpenData. Realizáciou projektu chcelo mesto smerovať k zefektívneniu práce zamestnancov, zlepšeniu celkovej dostupnosti dát ako aj zvýšeniu kvality ponúkaných služieb občanom a podnikateľským subjektom. Žiadosť bola schválená ale z viacerých dôvodov no hlavne z dôvodu časovej tiesne pre jeho realizáciu v predchádzajúcom projektovom období, mesto od projektu odstúpilo a nerealizovalo ho.

Od roku 2023 sa však stále viac stupňuje potreba komplexného riešenia problematiky kvality a úplnosti údajov, ktoré sú v správe mesta. Preto došlo k rozhodnutiu vrátiť sa k pôvodnému zámeru a pripraviť projekt pre zabezpečenie podmienok efektívneho manažmentu mestského úradu a koncepčného rozvoja mesta prostredníctvom dostatku kvalitatívnych a kvantitatívnych informácií. S plynúcim časom sa však rozšírili potreby  a očakávania zamestnancov a občanov mesta o ďalšie oblasti ako napr.  správa a energetický manažment budov, energetický manažment verejného osvetlenia, čii obrazové monitorovanie verejných priestranstiev.

V tomto projekte by mesto chcelo vyriešiť prvý, základný krok, ktorým je vybudovanie spoločnej údajovej platformy, do ktorej by zhromaždilo už existujúce údaje, ktoré by zároveň aktualizovalo, vyčistilo a referencovalo a nastavilo procesy tak, aby bolo možné s údajmi pracovať, analyzovať ich a publikovať (či už ako OpenData alebo priestorové informácie). Samozrejmosťou je, že toto riešenie musí poskytovať možnosť v budúcnosti možné množinu údajov rozširovať, napr. už o spomínané údaje z oblasti manažmentu energetiky.

V nadväznosti na ciele uvedené v predmetnej výzve je cieľom projektu zber, manažované, systematické, efektívne uchovávanie údajov získaných v procesoch Mesta Prievidza, s čo najväčším dôrazom na kvalitu poskytovaných služieb občanom a  podnikateľskej sfére. Cieľom je dosiahnutie efektivity a konzistencie poskytovaných a spracúvaných/prezentovaných údajov na úrovni mesta Prievidza ako OVM a zároveň poskytnutie adekvátnych nástrojov pre efektívne správu, rozhodovanie a plánovanie manažmentom mesta ako aj zvýšenie úrovne kvality a množstva údajov poskytovaných v konkrétnych životných situáciách jednotlivým elektronickým službám.

Problémy súčasného stavu:

Mesto Prievidza disponuje množstvom údajov objektov evidencie, ktoré v súčasnosti uchováva v niekoľkých dátových zdrojoch (spravidla DB jednotlivých IS). Veľká množina týchto údajov je uchovávané duplicitne pričom nie je vždy jednoznačné, ktorý z údajov je v aktuálnom čase správny. Zároveň ako OVM má povinnosť pri komunikácii s občanom/podnikateľom používať údaje z centrálnych registrov, čo v súčasnosti rieši prístupom cez externé IS a následným zavedením takto získaných údajov do procesov pre realizácii požiadaviek občanov/podnikateľov. V minulosti vynaložilo finančné prostriedky na zber priestorových údajov objektov evidencie, pričom sa tieto údaje v čase stali neaktuálnymi a pri rozhodovaní a plánovaní sa nemôže manažment mesta spoľahnúť na ich kvalitu.

Všetky tieto dáta následne využíva v komunikácii s občanom pričom v procese riešenia životných situácii musí okrem samotnej podstaty podania riešiť základnú otázku kvality týchto údajov ako aj relevantnosti ich zdroja.

Z vyššie uvedených dôvodov je potrebné zavedenie automatizácie aktualizácie týchto údajov a to či už z centrálnych registrov, jednotlivých IS mesta alebo IoT snímačov tak, aby vždy disponovalo s aktuálnymi dátami a mohlo zrýchľovať rozhodovacie procesy a poskytovať relevantné údaje občanom/podnikateľom.

1. 1. Situácia po realizácii projektu

Realizáciou aktivít projektu sa v porovnaní s východiskovou situáciou zvýši množina spravovaných údajov objektov evidencie, dôjde k ich referencovaniu, čím sa zvýši úroveň kvality dát, ktoré sú poskytované pre rozhodovanie a plánovanie manažmentom mesta a v neposlednom rade sa automatizuje množina údajov objektov evidencie poskytovaných formou otvorených dát pre občanov  a podnikateľov.

S novým systémom spracovania a ukladania dát dôjde zároveň k centralizácii priestorových údajov, ich inicializačnej aktualizácii mobilným zberom a následnou zmenou procesov aj k systematizácii ich aktualizácie v čase. Ich ďalšie zdieľanie a sprístupňovanie k ním umožní ľahší prístup občanom a podnikateľom.

Realizáciou dôjde ku:

• realizácii nevyhnutných zmien (modernizácia technológií) technologického riešenia na backende
  • Orchestračná platforma mesta,
  • Centrálny dátový sklad,
  • Dátový konektor pre spojenie s Informačným systémom samosprávy,
• vybudovaniu integračného rozhrania pre interné systémy obsahujúce referenčné objekty mesta.
• realizácii dátovej integrácie na centrálnu platformu
• mobilnému zberu údajov (priestorových a popisných) o objektoch evidencie z definovaných oblastí a následnému dodanie dátovej sady, jej referencovanie a poskytnutiu pre ďalšie spracovanie a publikovanie systémami mesta
• implementácii IoT snímačov za účelom zberu údajov z prostredia, ich následné uloženie v centrálnom dátovom sklade a využivaniu pre automatizovanú aktualizáciu existujúcich údajov konkrétnych objektov evidencie
• automatizovaniu tvorby a následnému publikovaniu lokálneho katalógu otvorených dát prostredníctvom Národného katalógu otvorených údajov
• realizácii nevyhnutných zmien na frontende
  •  vybudovanie evidenčných, analytických a prezentačných nástrojov pre priestorové údaje

Po úspešnej implementácii projektu  mesto komplexne vyrieši zber a správu údajov objektov evidencie vo svojom prostredí, pričom bude cieliť k jednoznačnému referencovaniu akýchkoľvek údajov na základe informácií o referenčnosti zdroja alebo mechanizmu, ktorý posúdi úroveň dôveryhodnosti ako aj časovej relevantnosti akéhokoľvek zdroja dát.

Bude vytvorený centrálny dátový sklad, miesto do ktorého budú prispievať dátami všetky IS mesta, ktorý bude obsahovať funkčnosť a nástroje pre automatizované ukladanie, porovnávanie, referencovanie a poskytovanie/publikovanie údajov všetkým dotknutým IS v prostredí mesta ako aj systémom, ktoré si údaje vyžiadajú.

Zároveň bude zabezpečená dátová integrácia na centrálne registre a automatizácia referencovania údajov v rozsahu, ktorý je dostupný v IS CSRÚ, upravia sa procesy a následne existujúce IS pri vybavovaní jednotlivých životných situácii tak, že referent bude disponovať aktuálnymi údajmi potrebnými k vyriešeniu podania bez nutnosti ich prepisovania medzi IS.

V procese prvotnej inicializácie centrálneho dátového skladu budú využité existujúce dáta backoffice systému ako aj mobilný zber priestorových informácii (spolu s popisným údajmi), prostredníctvom orchestračnej platformy a dátového konektoru bude vytvorený í základný komunikačný kanál medzi backoffice systémom a centrálnym dátovým skladom pre potreby budúcej výmeny dát medzi nimi a zároveň bude nastavená automatizácia autorizácie prístupu k jednotlivým údajom na základe oprávnenosti jednotlivých IS.

1. 1. úprava procesov

Implementáciou projektu sa zmenia procesy pri riešenie podaní občanov a to nahradením papierových evidencií a podkladov slúžiacich v súčasnej dobe počas rozhodovacích procesov referentov mesta, efektívnym elektronickým riešením, ktoré prepojí jednotlivé oddelenia mesta, zefektívni ich spoluprácu, čím dôjde k skráteniu času potrebného pre vybavovanie jednotlivých podaní. V praxi to znamená, že referenti už nebudú pristupovať k výpisom o objektoch evidencie cez samostatný portál, z ktorého si preberajú výpisy (či už elektronicky alebo v tlačenej forme) ale na základe druhu a typu podania, alebo definovanej individuálnej požiadavky, si v spisoch rovno nájdu príslušné výpisy/odpisy. Zároveň pri zakladaní údajov o objektoch evidencie budú notifikovaný o zmenách, resp. o odlišnostiach evidovaných údajov oproti referenčným, čo im umožní nevytváranie duplicit a nekvalitných dát v IS.

Za týmto účelom bude v záverečnej fáze projektu implementovaná funkcia dátového kurátora, ktorý prevezme od dodávateľov projektu implementované dátové štruktúry a nastavené pravidlá, pričom do budúcnosti to bude práve on, kto bude rozhodovať o jednotlivých objektoch evidencie, ich atribútoch ako aj referenčnosti údajov poskytovaných z rôznych zdrojov.

Ďalej budú zavedené automatizované procesy zberu údajov z oblasti dopravy a životného prostredia v centrálnom dátovom sklade z IoT zariadení , ktoré budú slúžiť pre správne rozhodnutia v oblasti riadenia dopravy.

Zmena procesov sa výrazne dotkne oblasti priestorových údajov, keď projekt počíta so zavedením novej pozície GIS referenta, ktorého hlavnou náplňou bude aktualizácia priestorových údajov na základe dát, ktoré získa pri riešení jednotlivých podaní od príslušných referentov. V definovaných oblastiach bude súčasná agenda referentov rozšírená o povinnosť poskytnutia konkrétnej informácie o zmene priestorovej informácie referentovi, ktorý ju autorizuje a spracuje jej priestorové parametre.

1. Používatelia riešenia

Cieľové skupiny projektu sú nasledovné:

1. Pracovníci Mestského úradu Prievidza – Pracovníci úradu budú mať možnosť získať komplexné informácie o všetkých atribútoch objektov evidencie, ktoré boli doposiaľ roztrúsené vo viacerých IS, často duplicitne a v rozdielnej kvalite, čo im umožní lepšie plánovať, spravovať a poskytovať služby občanom. Zároveň získajú prístup k analytickým nástrojom, pre urýchlenie a skvalitnenie ich rozhodovania a strategického plánovania, a modernému GIS riešeniu pre lepšiu vizualizáciu, ktorá vo veľkom množstve prípadov nahradí potrebu osobnej obhliadky v teréne.

2. Obyvatelia a podnikatelia mesta Prievidza – získajú kvalitné a aktuálne dáta a to či už pre potreby ďalšieho strojového spracovania prostredníctvom OpenData alebo prostredníctvom verejného GIS riešenia.

V súčasnosti pracovníci Mestského úradu identifikujú problémy s prístupom k aktuálnym a prepojeným údajom o jednotlivých objektoch evidencie, čo komplikuje správu a plánovanie. Nový systém prinesie aktualizované a prepojené dáta, ktoré odstránia tieto problémy a zvýšia presnosť a spoľahlivosť údajov pre mestský úrad. Na strane občanov existuje dopyt po lepšej dostupnosti údajov o meste v prehľadnej a jednoducho dostupnej podobe, čo nový systém takisto umožní. Projekt sa preto zameriava na riešenie týchto kľúčových problémov používateľov poskytnutím centralizovaného systému s kvalitnými údajmi, ktoré budú prístupné interne aj verejne, čím sa odstránia hlavné príčiny týchto problémov. Systém umožní pracovníkom úradu vykonávať ich úlohy s vyššou presnosťou a efektívnosťou a občanom poskytne nástroj na prehľadné sledovanie mestských údajov.

V rámci projektu budú kľúčoví používatelia zapojení do fázy implementácie a testovania obsahu projektu, aby sa zabezpečilo, že konečné výsledky budú reflektovať ich potreby a zlepšia celkovú optimalizáciu procesov pri správe a riadení mesta. Zapojenie používateľov do procesu implementácie prispieva k vyššej úrovni spokojnosti s riešením a podporuje jeho efektívne využívanie. Mestský úrad tiež plánuje poskytovať pravidelnú spätnú väzbu a zlepšenia na základe používateľských skúseností, čím sa zabezpečí dlhodobá udržateľnosť a prínosy projektu. Projekt je navrhnutý s dôrazom na potreby používateľov. Zavedením nových pracovných pozícii zároveň mesto Prievidza smeruje k trvalej udržateľnosti aktuálnosti priestorových údajov ako aj jednoznačnosti a relevantnosti uchovávaných atribútov o jednotlivých objektoch evidencie.

implementácia projektu budú v súlade s potrebami a očakávaniami tých, ktorí ich budú najviac využívať, čo prispieva k vyššej úrovni spokojnosti a využívania dát pre všetkých.

1. prínosy

V rámci projektu zameraného na budovanie inteligentného mesta prostredníctvom konsolidácie a referencovania dát v Centrálnom dátovom sklade, lepšieho využívania dát a ich následného zdieľania na úrovni jednotlivých oddelení Mestského úradu, jeho organizácií, podnikov a verejnosti, bude dosiahnuté zvýšenie dôvery v správnosť a úplnosť mestských dát, ako aj výrazné posilnenie schopnosti integrácie týchto údajov v rámci mapových podkladov a možnosti ich vyhodnocovania vo vzájomných súvislostiach. Projekt prináša jednotné úložisko dát, ktoré umožní jednotné a konzistentné zobrazenie všetkých dôležitých informácií pre mesto, čím zlepší dostupnosť a efektívnosť využitia údajov. Realizácia projektu vychádza zo skúseností podobných zrealizovaných riešení, ktoré potvrdzujú predpoklady o efektívnosti a prínosoch takéhoto systému. Výrazné zlepšenie kvality dostupných údajov v rámci GIS riešenia prinesie lepšie možnosti na kvalifikované rozhodovanie, podporu strategického plánovania a zefektívnenie správy mesta.

Realizácia projektu predpokladá nasledujúce kľúčové prínosy:

Skrátenie času potrebného na vybavovanie dokumentov a potvrdení – Automatizácia a centralizácia dát umožní rýchlejšie spracovanie požiadaviek, čím sa skráti čakacia doba pre občanov a podnikateľov pri vybavovaní rôznych dokumentov.

Automatizovaný prístup k údajom z centrálnych registrov – Prostredníctvom dátovej integrácie na CSRÚ mesto bude v rozhodnutiach a pri procesoch využívať overené a kvalitné údaje, ktoré získa bez potreby prístupu do izolovaných IS, vo veľkej väčšine prípadov automatizovane.

Znižovanie nákladov na prípravu odborných materiálov pre rozhodovací proces – Konsolidácia a digitalizácia údajov zjednoduší tvorbu odborných analýz a podkladov pre rozhodovanie, čo vedie k úspore času a zdrojov na všetkých úrovniach riadenia samosprávy.

Zlepšenie a zabezpečenie otvorenosti služby občanom – Sprístupnením údajov verejnosti cez GIS a Open Data portál sa zvýši transparentnosť a občania budú mať jednoduchý prístup k dôležitým informáciám o meste. Tento prístup podporí vyššiu mieru dôvery vo verejnú správu a posilní vzťah medzi mestom a jeho občanmi.

Úspora času úradníkov – Vďaka presným a aktuálnym informáciám v Centrálnom dátovom sklade a využitiu analytických a GIS nástrojov, môžu referenti a manažment mesta  minimalizovať potrebu fyzických kontrol v teréne a efektívnejšie plánovať terénne úlohy. Dostupnosť presných digitálnych máp a údajov umožní rýchlejšiu a efektívnejšiu kontrolu a správu mestských aktív. Zároveň sa výrazne skráti čas pre vybavovanie podaní, do ktorých vstupujú výpisy/odpisy objektov evidencie, keď proces ich získania bude naštartovaný automatizovane a referent od prvého momentu, keď sa podaním začne zaoberať bude mať k dispozícii všetky potrebné dostupné informácie aby mohol rozhodnúť.

Prínosy projektu budú pravidelne monitorované a vyhodnocované počas jeho realizácie aj počas obdobia udržateľnosti, aby sa zabezpečilo, že ciele projektu sú dosiahnuté a prínosy sú trvalé a merateľné. Monitoring a vyhodnocovanie budú zahrnuté do rámca projektu s cieľom zabezpečiť neustále zlepšovanie systému a jeho prispôsobovanie potrebám mesta a občanov.