PRÍSTUP K PROJEKTU

 Vzor pre manažérsky výstup I-03

podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. 

Schvaľovanie dokumentu

1.    História dokumentu

2.    Účel dokumentu

V súlade s Vyhláškou 401/2023 Z.z. je dokument I-03 Prístup k projektu určený na rozpracovanie detailných informácií prípravy projektu z pohľadu aktuálneho stavu, budúceho stavu a navrhovaného riešenia.

Dokument Prístup k projektu v zmysle vyššie uvedenej vyhlášky má obsahovať opis navrhovaného riešenia, architektúru riešenia projektu na úrovni biznis vrstvy, aplikačnej vrstvy, dátovej vrstvy, technologickej vrstvy, infraštruktúry navrhovaného riešenia, bezpečnostnej architektúry, špecifikáciu údajov spracovaných v projekte, čistenie údajov, prevádzku a údržbu výstupov projektu, prevádzkové požiadavky, požiadavky na zdrojové kódy. Dodávané riešenie musí byť v súlade so zákonom. Zároveň opisuje aj implementáciu projektu a preberanie výstupov projektu.

2.1       Použité skratky a pojmy

2.2       Konvencie pre typy požiadaviek (príklady)

Funkcionálne (používateľské) požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

FRxx

• F – užívateľská požiadavka
• R – označenie požiadavky
• xxx – číslo požiadavky

Nefunkčné (kvalitatívne, výkonové - Non Functional Requirements - NFR) požiadavky majú nasledovnú konvenciu:

NRxx

• N – nefunkčná požiadavka (NFR)
• R – označenie požiadavky
• xxx – číslo požiadavky

Ostatné typy požiadaviek môžu byť ďalej definované objednávateľom/PM.

3.    Popis navrhovaného riešenia

Navrhované riešenie na novej kvalitatívnej úrovni nadväzuje na úspešný projekt KIS3G (2004-2023). Dvadsaťročná prax centralizovaných knižničných služieb sa osvedčila a predložený projekt navrhuje obdobný kooperatívny prístup medzi viacerými inštitúciami.

Na základe uvedenej skutočnosti došlo po konzultácií s MK SR a získania poverenia od MK SR k začatiu príprav žiadosti o NFP v tejto výzve. Štátna vedecká knižnica v Banskej Bystrici aktuálne neprevádzkuje žiadny knižnično-informačný systém ale využíva systém Virtua v zmysle pravidiel projektu KIS3G.

V projekte nejde o transformáciu a migráciu zastaraných služieb, ale o model  implementácie novej open source Platformy knižničných služieb založenej na architektúre mikroslužieb a open source Discovery systému. Nové riešenie nahradí funkcionalitu zastaraných ILS a poskytne nový prístup k agendám a procesom knižnično-informačných služieb. Z pohľadu migrácie do cloudu sa jedná stratégiu tzv. nahradením, t. j. „Replacement“[1] alebo tiež používanou pod pojmom „Repurchase“[2]. Cieľom je nasadenie, konfigurácia a prevádzka Platformy knižničných služieb (LSP) a Discovery systému do vládneho cloudu. Keďže zámer projektu je zapojiť viacero inštitúcií z rezortu MK SR tak najvhodnejším prostredím pre migráciu do vládneho cloudu považujeme PaaS platformu a IaaS služby privátnej časti vládneho cloudu.

4.    Architektúra riešenia projektu

4.1       Biznis vrstva

4.1.1       Súčasný stav

Projekt KIS3G bol implementovaný od roku 2003 v súlade s uznesením vlády SR č. 801/2002 po obstaraní spoločného aplikačného softvéru (Integrated Library System (ILS) VIRTUA. Používatelia nadobudli skúsenosti s prácou v spoločnom prostredí. Centralizovaný systém je však už neuspokojivo orientovaný na používateľa. KIS3G uľahčoval cez jeden portál nepretržite takmer 20 rokov poskytovanie služieb z centrálnej databázy (databáz) obsahujúcej cca. 5 miliónov bibliografických záznamov, milióny autoritatívnych, holdingových záznamov a záznamov o exemplároch a používateľoch. Po zavedení systému stúpol počet návštev (cca. 80 000 mesačne) a počty výpožičiek (cca. 1.5 miliónov ročne). Počet výpožičiek klesol z 1.328.760 v roku 2019 na ca 300.000 v roku 2023.

Monolitická architektúra ILS systému ako aj iných knižničných systémov je zastaraná a prekonávaná. Knižnice sú v ILS "zamknuté" u dodávateľa a inštitúcie možno platia aj za funkcie, ktoré nevyužívajú.

V roku 2006 získal projekt KIS3G ako nová služby 2. Cenu ITAPA. Na význam KIS3G poukazujú ročné správy Európskej komisie o stave informatizácie. https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/inline-files/eGovernment_in_Slovakia_2018_0.pdf

KIS3G je evidovaný v MetaIS, kód systému isvs_337.

https://metais.vicepremier.gov.sk/detail/ISVS/c89ef01e-55cf-4af3-9c0a-95b70922560c/cimaster?tab=basicForm

Ukazovatele a metriky pre vybrané inštitúcie, ktoré plánujú realizáciu projektu.

4.1.1.1        Prehľad Koncových služieb

4.1.2       Budúci stav

Z pohľadu koncového používateľa dôjde ku kvalitatívnemu zlepšeniu používateľského rozhrania a používateľskej skúsenosti. Rozhranie pre koncového používateľa bude moderné, intuitívne a bude poskytovať štandardné očakávané prostredie pre používateľa knižnično-informačných služieb. Vyhľadávací systém bude umožňovať používateľovi vyhľadávať zo základného vyhľadávacieho poľa a potom zúžiť výsledky kliknutím na fazetové hodnoty nájdené v zodpovedajúcich záznamoch. Pri prezeraní záznamu sa používateľovi ponúknu návrhy zdrojov, ktoré sú podobné aktuálnemu zdroju. Okrem vyhľadávania môže používateľ skúmať zbierku a náhodne objavovať užitočné zdroje prostredníctvom rôznych mechanizmov prehliadania, vrátane abecedného prehľadávania nadpisov, prehľadávania kategórií riadeného fazetami a kanálov. Systém bude kompatibilný s nástrojmi na správu referencií, používatelia budú môcť ukladať a označovať akékoľvek záznamy pomocou Zotero a iných bežne používaných nástrojov na správu referencií. Údaje budú ukladané pomocou štandardu COinS a bude možné ich exportovať rôznymi spôsobmi. Získavanie verejných a otvorených dát bude dostupné prostredníctvom štandardných rozhraní. Dôjde k vylepšeniu zobrazovania záznamov pomocou poskytovateľov obsahu, systém bude poskytovať možnosti začleniť údaje z rôznych služieb tretích strán na zlepšenie používateľského zážitku s obsahom, ako sú obrázky na obálke, recenzie, životopisy autorov a pod.

Vzhľadom na to, že projekte je primárne zameraný na nahradenie zastaralej technológie a inovatívny architektonický prístup k aplikačnej a technologickej vrstvy, ako aj vzhľadom na to, že sa jedná o tzv. konzervatívne koncové služby, ktoré sú dlhodobo poskytované v súlade so štandardnými knižnično-informačnými pravidlami tak sa predpokladá mierny nárast ukazovateľov a metrík uvedených v popise súčasného stavu.

4.1.2.1        Prehľad koncových služieb

4.1.3       Jazyková podpora a lokalizácia

V rámci implementácie celého riešenia je vyžadovaná lokalizácia do slovenského jazyka. Uvedené ako samostatná požiadavka v katalógu požiadaviek.

4.2       Aplikačná vrstva

Cieľom aplikačnej architektúry je pokryť všetky hlavné knižnično-informačné služby prostredníctvom funkcionalít poskytovaných formou mikroslužieb. Cieľom je implementovať riešenie, ktoré natívne poskytuje architektúru pre manažment mikroslužieb a s tým spojených funkcionalít. Platforma knižničných služieb reflektuje takýto koncept a ponúka prístup k manažmentu funkcionalít prostredníctvom kontajnerov. Platforma bude pozostávať z nezávislých backendových modulov, ktoré reprezentujú funkčné bloky riešenia.

Očakávané aplikačno-technologické vlastnosti platformy knižničných služieb:

• Správa tenantov na aplikačnej vrstve (API) nezávisle od nižších vrstiev architektúry
• Zdieľanie funkcionalít medzi nezávislých tenantov
• Zdieľanie vybraných dát pre nezávislých tenantov
• Modulárnosť a rozšíriteľnosť funkcionalít je reprezentovaná mikroslužbami
• Centrálna API, ktorá poskytuje koncepty API Gateway a Discovery Service

4.2.1       Rozsah informačných systémov – AS IS

Uveďte dotknuté ISVS a ich moduly AS IS:

Aplikačné služby AS-IS stavu definované v MetaIS sú neaktuálne a ani nereflektujú povahu aplikačných služieb v zmysle odporúčaní MetaIS a ArchiMate. Z tohto dôvodu plánované aplikačné služby v TO-BE stave nenadväzujú a ani v ničom nevychádzajú z existujúceho stavu v MetaIS.

4.2.2       Rozsah informačných systémov – TO BE

NASKIS bude pozostávať z dvoch aplikačných komponentov:

• Platforma knižničných služieb, ktorá bude poskytovať požadované knižnično-informačné funkcie odborným pracovníkom inštitúcií
• Discovery systém, ktorý bude poskytovať pre koncových používateľov (čitateľov) služby vyhľadávania a informačného prieskumu

4.2.3       Využívanie nadrezortných a spoločných ISVS – AS IS

Nie sú využívané nadrezortné ISVS.

4.2.4       Prehľad plánovaných integrácií ISVS na nadrezortné ISVS – spoločné moduly podľa zákona č. 305/2013  e-Governmente – TO BE

Nie sú plánované integrácie na nadrezortné ISVS.

4.2.5       Prehľad plánovaného využívania iných ISVS (integrácie) – TO BE

Nie je plánované využitie iných ISVS formou integrácie.

4.2.6       Aplikačné služby pre realizáciu koncových služieb – TO BE

4.2.7       Aplikačné služby na integráciu – TO BE

Nie je plánované využitie aplikačných služieb na integráciu.

4.2.8       Poskytovanie údajov z ISVS do IS CSRÚ – TO BE

Nie je vykonávané poskytovanie údajov z ISVS do IS CSRÚ.

4.2.9       Konzumovanie údajov z IS CSRU – TO BE

Neplánuje sa integrácia a poskytovanie údajov z ISVS do IS CSRÚ.

4.3       Dátová vrstva

4.3.1       Údaje v správe organizácie

Dátová vrstva je v projekte reprezentovaná dátami knižníc, ktoré sú rozdelené do dátových entít podľa štandardu MARC21:

• Bibliografické dáta
• Holdingové dáta
• Exempláre
• Autoritatívne dáta
• Záznamy o čitateľoch
• Dodávatelia

Predmetom aktivity projektu bude migrácia dát z súčasného systému s predpokladanými nasledovnými aktivitami:

• Analýza a export dát podľa ich typu
• Modifikácia dát podľa požiadaviek budúceho riešenia
• Import dát do budúceho riešenia
• Verifikácia a testovanie konzistencie a integrity dát

4.4        Technologická vrstva

4.4.1       Prehľad technologického stavu - AS IS

Technologická infraštruktúry KIS3G je prevádzkovaná v dátovom centre Slovenskej národnej knižnice v Martine. Ako už bolo uvedené v kapitole „3. Popis navrhovaného riešenia“, Štátna vedecká knižnica v Banskej Bystrici nie je prevádzkovateľom infraštruktúry KIS3G avšak ju využíva v zmysle pravidiel projektu KIS3G.

V roku 2022 bol zakúpený hardvér pre za účelom sanácie havarijného stavu a obnova HW pre knižnično-informačný systém 3. generácie (KIS3G). Na základe verejne dostupných informácií zo systému MetaIS  je možné získať rámcový pohľad na existujúci stav.

Projekt rozvoja IT: Sanácia havarijného stavu a obnova HW pre knižnično-informačný systém 3. generácie (KIS3G):

https://metais.vicepremier.gov.sk/detail/Projekt/23b86b2b-83ec-4620-97a3-fca599229e19/cimaster?tab=basicForm

V časti „Dokumenty“ sa jedná primárne o nasledovné dokumenty:

• I-03 Prístup k projektu – detailný
• I-01 Projektový zámer – detailný
• I-02 BC_CBA – odôvodnenie projektu KIS3G – detailné v3.xlsx
• KIS3G podrobna specifikacia.xlsx

4.4.2       Požiadavky na výkonnostné parametre, kapacitné požiadavky – TO BE

Doplňte pre TO BE stav do nasledujúcej tabuľky požiadavky na výkonnostné parametre, kapacitné požiadavky, ktoré majú vplyv na výkon, sizing prostredia, napr. počet interných používateľov, počet externých používateľov, počet spracovávaných procesov, dokumentov, komunikáciu medzi vrstvami architektúry IS, využívanie sieťovej infraštruktúry (Govnet, LAN, VPN, …).

4.4.3       Návrh riešenia technologickej architektúry

Návrh technologickej architektúry je postavený na kotanjerovej technológií a mikroslužbách. Platforma knižničných služieb bude nasadená a prevádzkovaná v prostredí Kubernetes. Discovery systém bude kontajnerizovaný na úrovni virtuálnych serverov. Pre perzistenciu dát budú využívane služby dátovej vrstvy. Zálohovanie bude zabezpečené prostredníctvom backup služby a disaster recovery služby.

4.4.4       Využívanie služieb z katalógu služieb vládneho cloudu

.

5.    Závislosti na ostatné ISVS / projekty

Nie sú známe závislosti na ostatné ISVS alebo projekty.

6.    Zdrojové kódy

Vzhľadom na to, že projekt predpokladá využitie systému postaveného na open source riešeniach tak sa prirodzene predchádza „Vendor lock-in“ a predpokladá sa súlad v zmysle metodického usmernenia č. 024077/2023 o kvalite zdrojových kódov a balíkov softvéru.

Voľne a verejne dostupný „preexistentný SW“ nie je nevyhnutné odovzdávať, ak nedošlo k jeho modifikácií alebo nie je neoddeliteľnou súčasťou dodávaného balíka softvéru.

V prípade menších modifikácií je podľa metodiky možné odovzdanie „balíka softvéru“ aj vo forme „sady patchov“ spolu s návodom ako ich aplikovať na vybranú verziu voľne dostupného „preexistentného SW“.

Open source SW použitý výhradne v kontexte infraštruktúrnych alebo podporných služieb nie je nutné odovzdávať. (Tomcat, https, PostgreSQL, MySQL, PHP runtime, Drupal CMS, a podobne).

Predmetom odovzdania sú primárne zdrojové kódy, ktoré boli predmetom vývoja v kontexte dodávky ISVS.

Závislosti SW budú zadokumentované podľa usmernenia uvedeného vyššie formou dokumentáciu závislostí SW.

7.    Prevádzka a údržba

V aktuálnom stave je prevádzka a údržba systému zabezpečovaná Slovenskou národnou knižnicou a Ministerstvom kultúry SR.

V budúcom stave sa po skončení realizácie projektu predpokladá obstaranie dodávateľa, ktorý bude zabezpečovať podporu a prevádzku (SLA zmluva). V rámci zmluvného vzťahu budú, okrem podpory a prevádzky implementovaného riešenia, zahrnuté aj náklady na cloudovú infraštruktúru, resp. cloudové služby využívané implementovaným riešením, v prípade ak to bude poskytovať efektívnosť takéhoto spojenia.

8.    Požiadavky na personál

Požiadavky na personál reflektujú predpokladané role interného personálu pri realizácií projektu.

Projektový manažér

• Zodpovedanie za riadenie projektov od ich začiatku až po koniec.
• Definovanie cieľov projektu na základe požiadaviek spoločnosti.
• Vypracovávanie detailného harmonogramu prác.
• Riadenie, koordinovanie a motivovanie členov projektového tímu.
• Kontrolovanie dodržiavania harmonogramu prác a stanoveného rozpočtu.
• Komunikovanie s členmi projektového tímu, dodávateľmi, vedením inštitúcie
• Analytické myslenie, štruktúrovanosť a pragmatickosť.
• Proaktívny prístup k riešeniu problémových situácií, schopnosť práce pod tlakom.
• Schopnosť stanoviť priority a zaoberať sa viacerými vecami naraz, flexibilita.
• Schopnosť viesť a motivovať tím.

Asistent projektového manažéra

• Zabezpečovanie administratívnej podpory pre projektového manažéra a členov projektového tímu
• Administratíva projektovej dokumentácie, príprava podkladov na realizáciu projektu, tvorba reportov
• Organizačné zabezpečenie pracovných stretnutí, komunikácia v rámci pracovného tímu
• Poskytovanie súčinnosti pri finančnej kontrole plnenia úloh projektu
• Príprava podkladov k vyhodnoteniu plnenia harmonogramu projektu
• Podpora pri príprave a organizácii školení
• Príprava zápisov zo stretnutí a riadiaceho výboru
• Orientácia v interných postupoch a metodikách

Práca v interných systémoch organizácie

Finančný manažér

• Zabezpečuje súlad s rozpočtom, zmluvou o poskytnutí NFP, usmerneniami RO a ďalšími relevantnými dokumentmi,
• Pripravuje a kontroluje podpornú dokumentáciu,
• Zabezpečuje úhrady v rámci projektu,
• Spolupracuje pri príprave žiadostí o platbu a pripravuje podklady k žiadostí o platbu,
• Pripravuje podklady pre riadiaci výbor projektu,
• Zabezpečuje ďalšie súvisiace činnosti v rámci finančného riadenia projektu, ktoré vyplynú z potrieb NP počas jeho realizácie.

Vlastník biznis procesov/Systémový knihovník

• Skúsenosti s konfiguráciou a správou niektorého knižnično-informačného systému
• Znalosť procesov knižníc a pamäťových inštitúcií
• Znalosť štandardov a formátov MARC21
• Znalosť protokolov Z39.50, OAI-PMH
• Skúsenosti s indexovaním, hromadným importom/exportom dát, integráciou služieb
• Znalosť MS Windows a MS Office

Analytik / IT špecialista

• Komunikácia s budúcimi užívateľmi systému a identifikovanie relevantných požiadaviek na systém
• Udržiavanie úzkej spolupráce s operačnými a podpornými oddeleniami s cieľom vystihnúť a pochopiť ich pracovné potreby a procesy a identifikovanie príležitostí na zlepšenie činností prostredníctvom využívania informačných technológií
• Prispievanie k racionalizácii a harmonizácii pracovných procesov
• Poskytovanie odbornej prípravy a podpory pre používateľov

9.    Implementácia a preberanie výstupov projektu

V zmysle Vyhlášky 401/2023 Zz o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke je potrebné  posúdiť výber spôsobu realizácie projektu metódou waterfall, metódou agile alebo metódou waterfall s prvkami metódy agile.

Vzhľadom na pevne stanovený rozpočet a dobu trvania projektu predpokladáme primárne metódu wwaterfall s prvkami metódy agile.

V zmysle vyhlášky 401/2023 Zz o riadení projektov a zmenových požiadaviek v prevádzke je možné pristupovať k realizácii projektu prostredníctvom čiastkových plnení, t.j. inkrementov, a to:

• Inkrement musí obsahovať z realizačnej fázy projektu aspoň etapu Implementácia a Testovanie a Nasadenia do produkcie. Je možné ho realizovať viacerými iteráciami v závislosti od charakteru projektu a každý doručený inkrement projektu je nasadený na produkčnom prostredí informačnej technológie a je možné začať s dokončovacou fázou projektu, alebo pokračovať ďalším inkrementom.
• Ak realizačná fáza veľkých projektov pozostáva z dodania jedného funkčného celku alebo dodania výlučne technických prostriedkov, objednávateľ v produkte PI-03 Prístup k projektu a v M-05 Analýza nákladov a prínosov - BC/CBA, posúdi a vyhodnotí aj alternatívy rozdelenia na inkrementy na preukázanie ekonomickej nevýhodnosti alebo technických obmedzení rozdeliť projekt na inkrementy.

[1] https://www.gartner.com/en/documents/1485116

[2] https://www.cisco.com/c/en/us/solutions/cloud/what-is-a-cloud-migration-strategy.html#~strategies